Live Chat Software by Kayako
راهنمای کامل مدیر اجرایی همایش
منتشر شده توسط احمد سلطانی نژاد روشن 26 March 2016 01:19 PM

 

همان طور که قبلاً ذکر شد، سامانه مدیریت برگزاری همایش‌های علمی سیناوب دارای هشت نقش مجزا برای مدیریت و پیشبرد امور علمی و اجرایی همایش‌های علمی است. هر کاربر می‌تواند صاحب یک یا چند نقش باشد. اگر کاربری چند نقش داشته باشد، می‌تواند با مراجعه به صفحه اول سایت، نقش خود را تغییر دهد. برای مثال اگر یک کاربر در این سامانه به عنوان نویسنده و داور تعریف‌ شده است، می‌تواند با مراجعه به صفحه اختصاصی خود، یکی از دو نقش نویسندگی یا داوری را انتخاب کرده و به ایفای مسئولیت خود بپردازد. مدیر اجرایی سامانه نیز تمامی اختیارات برای اداره آنلاین همایش را بر عهده دارد که در ادامه به توضیح آن می‌پردازیم.

سامانه مدیریت برگزاری همایش‌های علمی سیناوب، امکانات و قابلیت‌های خوبی را در اختیار مدیر اجرایی قرار داده است. تقریباً تمامی فرآیندهای اجرایی همایش با استفاده از امکانات مختلف سیناوب قابل انجام است: این امکانات به شرح زیر در چند دسته کلی قرار می‌گیرند

 

      مدیریت سایت اطلاع‌رسانی همایش

    مدیریت ثبت‌نام و ارائه خدمات به  شرکت‌کنندگان

    مدیریت برگزاری برنامه‌های جانبی  شامل کارگاه‌ها، نمایشگاه‌ها و مسابقات علمی

      مدیریت ثبت‌نام از حامیان و برگزارکنندگان همایش

      مدیریت کاربران سامانه 

 

 

راهنمای کامل مدیر اجرایی همایش   PDF 

  

در ادامه به توضیح هر یک از موارد می‌پردازیم

 

مدیریت سایت اطلاع‌رسانی همایش

یکی از مهم‌ترین کارهای مدیر اجرایی سامانه همایش‌های سیناوب، بارگذاری و ویرایش تمامی اطلاعات سایت همایش است که با استفاده از امکانات مختلفی که در سایت وجود دارد به انجام می‌رسد. این امکانات به شرح زیر شامل تنظیمات اصلی و بارگذاری محتوای مطالب مختلف برای نمایش در صفحه اصلی است. هدر سایت، منوها، مشخص کردن نوع گردهمایی شامل همایش، جشنواره، و ... و همچنین ویرایش نامه‌های پیش‌فرض، بارگذاری اخبار و اطلاعات و تبلیغات و اسلایدهای مختلف و همچنین ایجاد و ویرایش فرم داوری و سؤالات چک لیست بخشی از این موارد است.

مدیریت سایت اطلاع‌رسانی همایش

عنوان

توضیحات و کارکرد

تنظیمات همایش:

تنظیمات اصلی سایت

تنظیمات نامه‌های همایش:

ویرایش نامه‌های پیش‌فرض

تنظیمات پیامک‌های همایش:

ویرایش پیامک‌های پیش‌فرض

مدیریت صفحات ایستا

ایجاد و مدیریت محتوای صفحات اختصاصی

تنظیمات منوها

مدیریت منوهای اصلی و فرعی سایت همایش

 مدیریت دسترسی سریع:

ایجاد پیوند مستقیم به محتوای سایت جهت نمایش در صفحه اول

سازمان همایش:                                    

معرفی رئیس، دبیر علمی و دبیر اجرایی و اعضای کمیته‌ها و ...

اخبار و اعلانات:

مدیریت اطلاع‌رسانی سایت با انتشار اخبار جدید

تصاویر مورد استفاده برای نمایش اسلاید

بارگذاری و تنظیم تصاویر اصلی برای نمایش به صورت اسلاید

 تبلیغات

بارگذاری پوسترها و پیوندهای تبلیغاتی در سایت

موضوعات

موضوعات اصلی که در همایش مورد بحث قرار می‌گیرد

کشورها

اضافه کردن و ویرایش اسامی کشورها در سایت. اسامی کشورها در فرم ثبت‌نام نمایش داده می‌شود.

پیوندهای مفید

معرفی سایر وب‌گاه‌های مرتبط با همایش

پرسش‌های متداول

ارائه سؤالات و پاسخ‌های مرتبط برای اطلاع‌رسانی بیشتر به کاربران

واژه‌نامه اختصاصی

معرفی واژه‌ها به همراه تعاریف مورد نظر برای اطلاع‌رسانی بیشتر

مدیریت نسخه‌های پشتیبان

تهیه و بازیابی نسخه‌های پشتیبان

چک لیست ارسال مقاله

چک لیست برای اطمینان از ارسال تمامی مورد نیاز توسط نویسنده

فرم داوری مقالات

ایجاد و ویرایش فرم داوری مقالات علمی

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

مدیریت ثبت‌نام و ارائه خدمات به  شرکت‌کنندگان

با توجه به اینکه فضای محل برگزاری همایش‌ها محدود است و ممکن است افراد مختلفی تقاضای شرکت در همایش داشته باشند، برای ثبت‌نام از افراد متقاضی به ناچار باید تسهیلات و محدودیت‌هایی را در نظر گرفت. به عنوان مثال، میزان هزینه ثبت‌نام یکی از این موارد است که با توجه به اینکه می‌توان دو مبلغ جداگانه برای قبل و بعد از یک تاریخ مشخص را معین کرد، این امکان را فراهم می‌آورد تا افرادی که قبل زا تاریخ مورد نظر ثبت‌نام می‌کنند از تخفیف ویژه‌ای برخوردار شوند. این امکان می‌تواند گنجایش فضای مورد نیاز برای برگزاری همایش را تا یک تاریخ مشخص بر اساس افرادی که هزینه ثبت‌نام را چند ماه قبل از برگزاری پرداخت کرده‌اند، مشخص کند.

ارائه فهرست خدمات اقامتی و هزینه‌های مرتبط و همچنین صورتحساب شرکت در همایش با توجه به موارد مختلفی که در بخش ارائه خدمات ذکرشده است، یکی از امکانات خوب این سامانه است. برای مشخص کردن تمامی این موارد از گزینه "خدمات"  استفاده کنید.

گزینه صورتحساب‌های پرداخت‌شده و نشده نیز برای صدور کارت یا پیگیری جهت اطمینان مبنی بر شرکت در همایش از امکانات خوب سامانه سیناوب است.

 

مدیریت ثبت‌نام و ارائه خدمات به  شرکت‌کنندگان

عنوان

توضیح و کارکرد

زمان‌بندی همایش

زمان‌بندی اصلی همایش برای ارسال چکیده، اصل مقاله، تاریخ داوری و برگزاری همایش

زمان‌بندی برنامه‌های همایش

تهیه و تنظیم برنامه‌های روز همایش

هزینه‌های شرکت در همایش

مشخص کردن هزینه‌های شرکت در همایش

ثبت‌نام افراد برای شرکت در همایش

ثبت‌نام افراد برای شرکت در همایش

فهرست متقاضیان شرکت در همایش

مشاهده فهرست افراد متقاضی برای شرکت در همایش

خدمات

معرفی و ارائه خدمات اقامتی برای شرکت‌کنندگان در همایش

صورتحساب‌های پرداخت‌نشده

صورتحساب‌های پرداخت‌شده برای صدور کارت شرکت در همایش

صورتحساب‌های پرداخت‌شده

صورتحساب‌های پرداخت‌نشده برای پیگیری یا تصمیم‌گیری مبنی بر شرکت در همایش

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

مدیریت برگزاری برنامه‌های جانبی  شامل کارگاه‌ها، نمایشگاه‌ها و مسابقات علمی

در هر همایش معمولاً برنامه‌های جانبی به صورت کارگاه‌های آموزشی، نمایشگاه‌های جانبی و مسابقات علمی برگزار می‌شود. در رابطه با کارگاه‌ها این امکان وجود دارد تا درخواست‌های برگزاری کارگاه آموزشی و همچنین فهرست متقاضیان شرکت در کارگاه‌های آموزشی از طریق سامانه ثبت‌شده و در اختیار مدیر مربوطه قرار گیرد.

ایجاد و ویرایش تعداد و نام غرفه‌های نمایشگاه‌ جانبی و همچنین ثبت‌نام از افراد حقوقی برای اختصاص غرفه در نمایشگاه و مشاهده درخواست‌های مختلف برای اجاره یا اختصاص غرفه از امکانات خوب سامانه برای مدیریت فعالیت‌های جانبی است.

مدیریت برگزاری مسابقات علمی – دانشجویی یکی از امتیازات ویژه سامانه سیناوب است. تعریف مسابقه، زمان‌بندی و مشخص کردن محدوده زمانی برای ارسال مطالب و همچنین داوری و ارزیابی مطالب دریافتی با استفاده از امکانات سیناوب وجود دارد.

 

مدیریت برگزاری برنامه‌های جانبی  شامل کارگاه‌ها، نمایشگاه‌ها و مسابقات علمی

کارگاه‌های آموزشی

معرفی کارگاه‌های آموزشی که در زمان برگزاری همایش، ارائه می‌شود

ثبت‌نام افراد در کارگاه‌های آموزشی

تأیید ثبت‌نام یا رد درخواست افراد متقاضی برای شرکت در کارگاه‌ها

درخواست‌های برگزاری کارگاه آموزشی

مشاهده فهرست عناوین درخواستی برای برگزاری کارگاه‌ها جهت تصمیم‌گیری و ارائه کارگاه‌ها

فهرست متقاضیان شرکت در کارگاه‌های آموزشی

مشاهده فهرست متقاضیان شرکت در کارگاه‌های آموزشی

 

 

تعریف غرفه‌های نمایشگاه

ایجاد و ویرایش تعداد و نام غرفه‌های نمایشگاه‌ جانبی

ثبت‌نام نمایشگاه دارها

ثبت‌نام از افراد حقوقی برای اختصاص غرفه در نمایشگاه

درخواست‌های جدید برای غرفه در نمایشگاه

مشاهده فهرست درخواست‌های جدید برای دریافت غرفه اختصاصی در زمان نمایشگاه

 

 

تعریف عنوان مسابقه

مشخص کردن عنوان و مشخصات مسابقات جانبی به هنگام برگزاری همایش

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

مدیریت ثبت‌نام از حامیان و برگزارکنندگان همایش

در هر همایش معمولاً سازمان‌ها و مؤسساتی به عنوان برگزارکننده اصلی یا مشارکت در برگزاری وجود دارند. همچنین در بسیاری موارد مؤسسات و سازمان‌های مختلف به عنوان حامیان اصلی یا حامیان رسانه‌ای یک همایش علمی حضور دارند. برای مدیریت ثبت‌نام این مؤسسات به عنوان حامیان یا برگزارکنندگان همایش، گزینه‌های مختلفی در سامانه وجود دارد. دسته‌بندی و تعریف انواع حمایت، معرفی حمایت‌کنندگان و برگزارکنندگان و همچنین ثبت و مشاهده درخواست‌های جدید برای حمایت از برگزاری یک همایش از امکانات خاص سامانه سیناوب است.

 

مدیریت ثبت‌نام از حامیان و برگزارکنندگان همایش

تنظیمات ثبت‌نام حمایت‌کنندگان

 

معرفی انواع مختلف حامیان همایش: حامیان می‌توانند به گروه‌های مختلف از جمله حامیان اصلی، .. رسانه‌ای و .. تقسیم‌شده و معرفی شوند

ثبت‌نام حمایت‌کنندگان

ثبت‌نام از حامیان همایش و بارگذاری لوگو و پیوند مربوطه در صفحه اصلی سایت اصلی همایش

برگزارکنندگان

معرفی برگزارکنندگان اصلی همایش و بارگذاری لوگو و پیوند به سایت آن‌ها در صفحه اصلی سایت اصلی همایش

درخواست‌های جدید حمایت‌کنندگان

مشاهده درخواست‌های جدید حمایت‌کنندگان

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

مدیریت کاربران سامانه 

با استفاده از گزینه‌های مختلفی که برای مدیریت کاربران سامانه وجود دارد، امکان مشاهده، ویرایش، حذف نام کاربران یا ورود به جای آنان در سامانه برای تکمیل فرآیند ثبت‌نام یا ارسال مقاله فراهم شده است. همچنین امکان ثبت‌نام کاربر جدید و اختصاص وظایف به آن‌ها یکی دیگر از امکانات این سامانه است. وظایف با توجه به هماهنگی‌های به عمل آمده، توسط مدیر سامانه اختصاص می‌یابد و هر کدام از کاربران با ورود به سامانه و مشاهده صفحه اختصاصی خود، به امکانات خاص بخش مربوطه دسترسی دارند. 

مدیریت کاربران سامانه 

ارسال نامه به اعضای سایت

ارسال نامه‌های اطلاع‌رسانی به اعضای سایت

فهرست کاربران

مشاهده فهرست کامل کاربران سامانه با امکان مشاهده، ویرایش، حذف آن‌ها یا ورود به جای آنان در سامانه برای تکمیل فرآیند ثبت‌نام یا ارسال مقاله و ...

ثبت‌نام کاربر جدید

ثبت‌نام کاربران جدید

تعیین وظایف

تعیین وظایف کاربران برای اختصاص وظایف که شامل این موارد است: داور،

دبیر علمی

ناشر

داور بخش مسابقات

دبیر علمی بخش مسابقات

مدیر نمایشگاه،

مدیر خبرگزاری

مدیر اجرایی

تخصیص موضوعات به داوران

تخصیص موضوعات به داوران برای ارسال مقالات مرتبط به آن‌ها

تأیید عضویت کاربران

تأیید عضویت کاربران سامانه

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(0 رای (ها))
مفید
مفید نیست

نظرات (0)
ارسال نظر
 
 
نام کامل:
ایمیل:
نظرات:
تایید کپچا 
 
لطفاً عبارتی که در تصویر می بینید را در کادر زیر وارد کنید. این عمل جهت جلوگیری از ارسال خودکار فرمها توسط برنامه های مخرب الزامی است.

Help Desk software by Kayako